Stoplichtrapportage: zo gebruik je rood-oranje-groen goed
Een stoplichtrapportage is een voortgangsrapportage waarin de status per aspect wordt samengevat met de kleuren van een stoplicht: groen (op koers), oranje (aandacht nodig) en rood (in gevaar zonder ingreep). Internationaal heet dit de RAG-status: Red, Amber, Green. Krachtig — mits de kleuren criteria hebben en elke kleur een duidingszin krijgt.
- Verdedigbare criteria per kleur
- Status per aspect: doel, scope, kwaliteit, geld, planning, capaciteit
- Valkuilen, van watermeloen tot te laat op rood
Gratis te proberen, geen account nodig. Alleen een watermerkvrije PDF-export vraagt om een licentie (€9 / 30 dagen of €49 / jaar).
Wat is een stoplichtrapportage?
Een stoplichtrapportage vat de status van een project samen met drie kleuren — rood, oranje, groen — zodat de lezer in één oogopslag ziet waar het goed gaat en waar sturing nodig is. De internationale term is RAG-status (Red/Amber/Green); in VGR heten de statussen Kritiek, Aandacht en OK. Cruciaal is dat je niet één stoplicht op het hele project zet, maar één per aspect: doel, scope, kwaliteit, geld, planning en capaciteit. Eén project kan tegelijk groen op geld en rood op planning zijn — en precies dat verschil is de informatie waarop een stuurgroep stuurt.
Groen — OK
Het aspect ligt binnen plan en afgesproken toleranties. Het team heeft geen hulp van buiten nodig. Eén korte zin volstaat als toelichting.
Oranje — Aandacht
Er is een afwijking die binnen het team oplosbaar lijkt, maar aandacht vraagt. De rapportage benoemt de afwijking, de maatregel en wanneer het effect zichtbaar moet zijn.
Rood — Kritiek
Doel, planning of budget komt in gevaar zonder ingreep van buiten het team. Bij rood hoort altijd een gevraagd besluit: wat moet de stuurgroep beslissen, en uiterlijk wanneer?
De vier bekendste valkuilen — en hoe vaste structuur helpt
Stoplichten zijn zo goed als de discipline eromheen. Dit zijn de patronen waarmee stoplichtrapportages hun waarde verliezen, met per valkuil de structuurafspraak die het voorkomt.
1. De watermeloen-rapportage
Buiten groen, binnen rood: de chips staan op groen terwijl het project in de problemen zit. Dit ontstaat waar rood rapporteren wordt gestraft of criteria ontbreken. Vooraf afgesproken kleurcriteria (zoals hieronder) maken groenpoetsen moeilijker: wie groen rapporteert terwijl een mijlpaal buiten tolerantie loopt, moet dat uitleggen — niet andersom.
2. Te laat op rood durven
Rood voelt als falen, dus blijft de status oranje tot het echt niet anders kan — en dan is bijsturen duur. Help jezelf met de afspraak: rood is een verzoek om sturing, geen schuldbekentenis. Een vast blok "gevraagde besluiten" bovenaan het rapport maakt rood bovendien productief: bij rood hoort een besluit, niet alleen een kleur.
3. Status zonder duiding of trend
Een kaal oranje bolletje roept alleen maar vragen op: sinds wanneer, waardoor, wat wordt eraan gedaan? Een vaste structuur verplicht per status een duidingszin, en een trend-indicator ("was Aandacht") laat zien of het beter of slechter gaat. In VGR komt die trend automatisch mee bij de doorstart naar een nieuwe periode.
4. Alles op één stoplicht samenvatten
Eén totaalstatus voor het hele project verbergt precies wat de lezer moet weten: een project dat groen op geld en rood op planning staat, wordt dan "oranje" — en niemand weet meer waarop gestuurd moet worden. Houd de status per aspect apart: zes chips zeggen meer dan één gemiddelde.
Wanneer welke kleur? Verdedigbare criteria
De kleuren werken alleen als iedereen hetzelfde bedoelt. Spreek per project (of per organisatie) criteria af en leg ze vast — dan is een kleur een constatering, geen onderhandeling. Een bruikbaar vertrekpunt:
De criteria
- Groen: binnen plan en binnen de afgesproken toleranties. Geen actie van buiten het team nodig.
- Oranje: er is een afwijking die binnen het team oplosbaar lijkt, maar aandacht vraagt — benoem maatregel en termijn.
- Rood: doel, planning of budget komt in gevaar zonder ingreep; er is een besluit of extra middelen van de stuurgroep nodig.
Zo houd je ze verdedigbaar
- Koppel de kleur aan toleranties uit het plan (bijv. mijlpaal > 2 weken buiten baseline, prognose > 5% boven krediet), niet aan gevoel
- Beoordeel per aspect apart: doel, scope, kwaliteit, geld, planning, capaciteit
- Kleur op de verwachting einde werk, niet alleen op de stand van vandaag
- Verander de criteria niet tussentijds — dan zegt een kleurwissel iets over het project, niet over de meetlat
Zo maak je een stoplichtrapportage met VGR
In VGR staan de zes statuschips — doel, scope, kwaliteit, geld, planning, capaciteit — standaard in het rapport, elk met een korte duiding. Start je de volgende periode als doorstart, dan toont het rapport automatisch de trend per chip ("was Aandacht"). Het resultaat is één A3-dashboard of staand A4-document als PDF, klaar voor de vergadering.
- Zes chips, geen totaalgemiddeldeStatus per aspect apart, zodat zichtbaar blijft waarop gestuurd moet worden.
- Trend ingebouwdDoorstart per periode; het rapport toont per chip of de status verbeterde of verslechterde.
- Rood wordt productiefGevraagde besluiten staan als vast blok bovenaan — bij Kritiek hoort een besluit met deadline.
Veelgestelde vragen over stoplichtrapportages
Wat is een stoplichtrapportage?
Een voortgangsrapportage waarin de status per aspect wordt samengevat met stoplichtkleuren: groen (op koers), oranje (afwijking die aandacht vraagt) en rood (in gevaar zonder ingreep). De kleuren zijn een samenvatting — bij elke kleur hoort een korte duiding.
Wat betekent RAG-status?
RAG staat voor Red, Amber, Green: rood, oranje, groen. Het is de internationale naam voor dezelfde stoplichtsystematiek. In VGR heten de statussen OK, Aandacht en Kritiek.
Wat is een watermeloenrapportage?
Een rapportage die van buiten groen is maar van binnen rood: de stoplichten staan op groen terwijl het project in de problemen zit. Vaste kleurcriteria en een status per aspect apart maken dit groenpoetsen moeilijker.
Wanneer zet je een status op rood?
Zodra doel, planning of budget in gevaar komt zonder ingreep van buiten het team en er dus een besluit nodig is. Rood is een verzoek om sturing, geen schuldbekentenis — hoe eerder het signaal, hoe goedkoper de correctie.