Voortgangsrapportage-sjabloon in Word en Excel
Een compleet sjabloon met de structuur die stuurgroepen verwachten: gevraagde besluiten bovenaan, status per aspect (stoplicht), mijlpalen met baseline, geld, risico's en issues. Direct te downloaden — of vul dezelfde structuur online in en sla het kopieerwerk over.
Gratis, zonder registratie. Liever niet elke periode opnieuw knippen en plakken? Dezelfde structuur staat als invultool klaar — ook gratis te proberen.
Wat zit er in het sjabloon?
Acht vaste onderdelen, in de volgorde waarin een stuurgroep ze leest. Dezelfde opbouw als het VGR-rapport, zodat je later zonder herstructureren kunt overstappen.
1. Gevraagde besluiten
Bovenaan, genummerd (B-1, B-2), als ja/nee-zin met uiterste datum. Dit is waarvoor de stuurgroep bij elkaar zit.
2. Status per aspect
Zes stoplichten — doel, scope, kwaliteit, geld, planning, capaciteit — met toelichting en de trend ten opzichte van de vorige periode.
3. Stand van zaken
Drie kolommen: afgerond deze periode, in uitvoering (met % gereed), komende periode.
4. Tijd & mijlpalen
Elke mijlpaal met baseline, actuele datum en afwijking — een uitloop zegt niets zonder de oorspronkelijke datum ernaast.
5. Geld
Begroot, realisatie en prognose einde werk, plus één duidingszin: blijven we binnen het krediet, en waarom (niet)?
6 & 7. Risico's en issues
Maximaal vijf van elk. Risico's met kans, impact en beheersmaatregel; issues met impact en actie. Het volledige register hoort in het projectdossier.
Statisch sjabloon of levende rapportage?
Het Word/Excel-sjabloon is prima voor een eenmalige rapportage. Rapporteer je elke maand of elk kwartaal, dan begint het handwerk te knellen.
Word/Excel-sjabloon (gratis download hierboven)
- Elke periode: vorige versie kopiëren, datums en statussen nalopen
- Opmaak verschuift bij elke wijziging — zeker bij tabellen
- Trends bijhouden ("was dit vorige maand ook al oranje?") is handwerk
- Versies zwerven door mailboxen en mappen
Dezelfde structuur als invultool (VGR)
- Nieuwe periode = doorstart: alles komt mee, jij bevestigt of wijzigt
- Trend-indicatoren ("was Aandacht") verschijnen automatisch in het rapport
- A3-dashboard én A4-document uit dezelfde invoer, altijd strak, direct als PDF
- Gratis te proberen zonder account; watermerkvrije export €9 / 30 dagen of €49 / jaar
Veelgestelde vragen over het sjabloon
Is de download echt gratis?
Ja — geen e-mailadres, geen account. Het sjabloon is een kennismaking met de rapportstructuur; de tool verdient pas iets als je een watermerkvrije PDF wilt.
Mag ik het sjabloon aanpassen en intern delen?
Ja, vrij te gebruiken en aan te passen binnen je organisatie. Bronvermelding wordt gewaardeerd maar is niet verplicht.
Word of Excel — wat werkt beter?
Word leest prettiger als document richting stuurgroep; Excel rekent makkelijker aan budget en datums. Beide bevatten dezelfde acht onderdelen.
Geschikt voor PRINCE2 of IPMA?
Ja. De structuur volgt de logica van het PRINCE2 highlight report zonder methodedogma. Zie ook de uitleg over het highlight report.
Hoe stap ik later over naar de tool?
De secties zijn één-op-één hetzelfde, en de tool herkent plakken vanuit Excel — je zet je mijlpalen- of risicotabel er zo in over.
Voor welke sectoren werkt dit?
Het sjabloon is sector-neutraal. Voor de bouw, woningcorporaties en gemeenten staan aparte voorbeelden klaar — zie de links in de voettekst.