Stuurgroeprapportage maken die in één oogopslag te lezen is
Een stuurgroep leest geen twintig pagina's. Zet status, mijlpalen, geld, risico's en de gevraagde besluiten op één A3-dashboard of staand A4-document — direct als PDF, klaar voor de vergadering.
- Gevraagde besluiten bovenaan
- Zes statuschips (RAG) + trends
- Mijlpalen met baseline en afwijking
Gratis te proberen, geen account nodig. Alleen een watermerkvrije PDF-export vraagt om een licentie (€9 / 30 dagen of €49 / jaar).
Wat is een stuurgroeprapportage?
Een stuurgroeprapportage is de periodieke voortgangsrapportage die een projectleider aan de stuurgroep voorlegt: de status per aspect, mijlpalen met afwijkingen, budget, toprisico's en — het belangrijkst — de besluiten die de stuurgroep wordt gevraagd te nemen. In PRINCE2-termen is dit het highlight report. Het verschil met een gewone voortgangsrapportage zit in het publiek: een stuurgroep stuurt op afwijkingen en besluiten, niet op activiteitenlijsten.
Waar stuurgroepen op afhaken
- Tekst-zware documenten waarin de status verstopt zit in bijzinnen
- Elke periode een nét ander format, waardoor vergelijken niet lukt
- Besluitpunten die pas op pagina 6 opduiken — of helemaal ontbreken
- Cijfers zonder baseline: "loopt 3 weken uit" zonder waarvandaan
Wat een goede stuurgroeprapportage doet
- Gevraagde besluiten met deadline bovenaan, genummerd (B-1, B-2)
- Eén vaste structuur per periode, met trend-indicatoren ("was Aandacht")
- Status per aspect als stoplicht: doel, scope, kwaliteit, geld, planning, capaciteit
- Mijlpalen altijd mét baseline en afwijking (+7 dgn, +5 wkn)
De vaste onderdelen van een stuurgroeprapportage
Gevraagde besluiten
Wat moet de stuurgroep déze vergadering beslissen, uiterlijk wanneer, en wat is de status? In VGR staat dit blok standaard bovenaan het rapport.
Status per aspect (RAG)
Zes stoplichten — doel, scope, kwaliteit, geld, planning, capaciteit — met een trend ten opzichte van de vorige periode. Management by exception begint hier.
Tijd & mijlpalen
Elke mijlpaal met baseline, actuele datum en de afwijking. Plus een tijdlijn met peildatumlijn, zodat "waar staan we" letterlijk zichtbaar is.
Geld
Begroot, gerealiseerd en — belangrijker — de prognose einde werk. Met één duidingszin: blijven we binnen het krediet of niet?
Toprisico's en top-issues
Maximaal vijf van elk, met kans/impact en beheersmaatregel resp. actie. Geen risicoregister van veertig regels — dat hoort in het projectdossier.
Stand van zaken
Afgerond deze periode, in uitvoering, komende periode. Drie kolommen, telkens de hoofdzaken — de rest bespreek je mondeling.
Zo maak je 'm met VGR
De structuur hierboven staat al klaar in de tool — jij vult in, VGR bouwt de opmaak. Volgende periode start je als doorstart van deze rapportage: alles komt mee, jij bevestigt of wijzigt per onderdeel, en het rapport toont automatisch de trends.
- Eén A3 of A4, nooit uitwaaierendHet rapport is ontworpen als vaste pagina — de tool bewaakt dat het leesbaar blijft, ook met 12+ activiteiten.
- Reeks met geheugenDoorstart per periode, trend-indicatoren, versiehistorie en deelbare links met versienummer.
- Vertrouwelijk werk blijft lokaalGeen account, data in je eigen browser; synchronisatie optioneel en end-to-end versleuteld.
Veelgestelde vragen over stuurgroeprapportages
Wat is het verschil met een voortgangsrapportage?
Inhoudelijk grotendeels hetzelfde; het verschil is het publiek. Een stuurgroeprapportage is gericht op besluitvorming: besluiten bovenaan, detail beperkt tot wat nodig is om te sturen.
Hoe vaak rapporteer je aan de stuurgroep?
Meestal in het ritme van de stuurgroepvergadering: maandelijks of per kwartaal. Belangrijker dan frequentie is consistentie — zelfde structuur, zelfde peildatum-discipline.
Hoe lang mag een stuurgroeprapportage zijn?
Eén pagina is het ideaal: een A3-dashboard of een compact A4. Alles wat meer detail nodig heeft (risicoregister, detailplanning) hoort in het projectdossier, niet in het rapport.
Is dit een PRINCE2 highlight report?
Ja, in de kern: status, mijlpalen, budget, risico's, besluiten per periode. VGR volgt die logica zonder methodedogma — het werkt net zo goed bij IPMA- of eigen-methode-organisaties.
Moet mijn team ook in de tool werken?
Nee. VGR is de rapportagelaag, geen projectmanagementsysteem. Alleen de rapporteur gebruikt de tool; input uit Excel of een planningstool plak je erin.
Wat kost het?
Proberen en delen is gratis, zonder account. Watermerkvrije PDF-export: €9 voor 30 dagen of €49 per jaar — geen abonnement per gebruiker.